Samordning av stuprör?

Samordning av stuprör Konferensen Samordning av stuprör, vilken anordnades av Kommunförbundet Västernorrland och ABM Resurs Västernorrland den 25 april 2007 var en välbesökt tillställning. Drygt 80 personer hade hörsammat inbjudan och var på plats i hörsalen Theodor Hellman på Länsmuseet Västernorrland. Från arrangörernas sida hälsade Charlie Wallin och Märta Molin alla varmt välkomna till arrangemanget. Märta berättade kort om verksamheterna inom ramen för ABM Resurs och Charlie informerade om ett par IT-projekt som drivits i kommunförbundets regi och som bland annat föranlett dagens seminarium.

Därefter lämnades ordet till Thomas Lundgren, Örnsköldsviks kommun, som berättade om möjligheter och fallgropar vid införandet av ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem. Han berättade att den inledande fasen ägnats åt processkartläggning; allt ifrån inkommande post via beredning till beslut. Utifrån denna kartläggning hade man arbetat vidare med att fånga och dokumentera flödesscheman. Inom kommunen fanns stora olikheter. Utifrån dessa scheman hade man sedan gått vidare för att ta fram gemensamma målsättningar för systemet; allt för att nå:

• ökad effektivisering
• kvalitetshöjning
• ökad tillgänglighet

Efter de tre år som gått sedan man drog igång detta arbete kunde Thomas Lundgren konstatera att ” allt är uppnått eller inom räckhåll med det nya systemet.”

Arbetsprocessen då? Thomas berättade att arbetet med ett koncerngemensamt system krävt gemensam organisation av arbetet; något som inte varit helt enkelt. Trots stora olikheter mellan förvaltningarna så har man under arbetets gång fokuserat likheterna.

Vidare poängterade Thomas att processen varit mer resurskrävande än man föreställt sig, och att ”komma överens” har varit det som tagit mest tid. Dessutom visade det sig under arbetet att utbildning och information varit mycket viktigt. Och ett tips till åhörarna; om de står i beredskap att göra något liknade, var att identifiera nyckelpersoner, involvera chefer, utveckla bra manualer och intranät och vika tid för personligt stöd till olika medarbetare.

En annan reflektion från Thomas var att det delvis uppstått parallella system; ny teknik, nya system – men gamla arbetssätt. Detta exemplifierade han med alla utskrifter som man tyckte krävde underskrifter.

Avslutningsvis menade han att utvecklingsprocesser är bra tillfällen att initiera relaterade utvecklingsprojekt och skapa forum för kreativa!

Sammanfattningsvis:

• tydlighet
• utbildning
• information
• tid i tillräcklig mängd
• mer resurser – inte klara av detta inom ”ram”
• ifrågasätta – kritiskt förhållningssätt

På Thomas föreläsning följde mängder med frågor, vilka blir svåra att återge här. Men i korthet gällde frågorna goda råd, tekniksystem, främsta hindren, tips osv.

Thomas Lundgrens PowerPoint-presentation (1,5 MB)

alltför vattentäta skott mellan olika avdelningar.

Resultatet vilar på en rad fallstudier från både offentliga och privata organisationer vilka visar att offentliga organisationer som inför elektroniska tjänster behöver arbeta med att lösa interna problem med samordning över de s.k. stuprören eller stovepipes. Studierna visade också på en annan viktig faktor; att öka sin orientering mot kunderna, vilket privata verksamheter som t ex. banker är långt mycket bättre på. Privata verksamheter har också en högre grad av kundorientering samtidigt som de haft stora förändringar i form av uppköp, sammangåenden och en allmänt pressad ekonomisk situation. Dessa faktorer har bidragit till att samordning och samarbete inom organisationerna utvecklats.

Utvecklingstakten i de offentliga organisationerna hämmas dessutom ofta av kravet att utföra och uppfylla krav från lagar och förordningar, av komplexa målstrukturer samt av en större brist på samarbetskultur i organisationerna och kanske också av en senare utveckling av IT och elektroniska tjänster. Offentliga organisationer vilar på demokratiska beslut, och demokratiska processer är inte lika ”snabba” som vinstorienterade. Men undantag finns och flera av de studerade offentliga organisationerna följer i samma spår som de privata och det finns flera områden där det inte är så stora skillnader, till exempel i de processer som används för systemutveckling.

Avhandlingen presenterar en modell som visar på faktorer som är viktiga när elektroniska tjänster införs och som ofta kräver samarbete mellan flera olika avdelningar. Håkan menade att i korthet är det en ny ledarstil och nya organisationsstrukturer som krävs. Några honnörsord som han lyfte var, även om enkla svar eller rekommendationer inte finns:

• samarbete
• tydligt ledarskap
• kommunikation
• en mogen och förberedd organisation

Avslutningsvis tog Håkan upp vikten av att ha tänkt och planerat från grunden; att ha gjort en systemarkitektur. Det måste enligt honom finnas en enhetlighet mellan information, processer, produkter/tjänster och teknik. Allt för att kunna ta fram standarder, utveckla gemensamma tjänster och tillgängliga system. Det finns också en stor potential när det gäller att utveckla samarbetet mellan verksamheterna och IT-avdelningarna i både privata och offentliga organisationer genom en så kallad verksamhetsarkitektur. En arkitektur är också en viktig förutsättning för att hantera ökad komplexitet och förbättra samarbetet. Håkan betonade samsyn och helhetssyn!

Var finns motorn för detta? Enlig Håkan främst hos IT-avdelningarna.

Även på Håkans anförande följde en rad frågor, framför allt på hur lärdomar från privat sektor snabbare ska kunna överföras på offentlig.

På detta följde en bensträckare innan det blev tid för ”notiser”.

Håkan Sundbergs PowerPoint-presentation (1,7 MB)


Först ut var Charlie Wallin som berättade om de olika EU- projekt som genomförts via kommunförbundet. Projektet Understand syftade till att ta fram regional IT-statistik, dels som en utgångspunkt för att kunna mäta effekter av olika satsningar, men även som en behovsinventering för att kunna initiera ”rätt” projekt. Projektet Birra - Broadband In Remote and Rural Areas tillkom för att driva på bredbandsutbyggnad i mer perifera områden. Ett pågående projekt är exempelvis PICYBU - Participation in Community for Young Broadband Users vars syfte i korthet är att testa om olika media och bredbandslösningar kan bidra till att öka allmänhetens, och då särskilt ungdomars, medverkan i samhället och samhällsdebatten. Det ska också bidra till att upprätthålla och förbättra den offentliga sektorns e-service till allmänheten och det lokala näringslivet. Slutligen slog Charlie ett slag för E-ladder som är en metod eller en mall för att utvärdera e-tjänster.

Nästa notis bidrog Carina Strömberg, chef för Landsarkivet Härnösand, med. Hon informerade kort om landsarkivet, vars upptagningsområde utgörs av ca 47 % av Sveriges yta; Norrland utom Jämtland. Vid landsarkivet finns minst 7 mil handlingar arkiverade, och ett av arkivets uppdrag är att arbeta med tillgängliggörande, vilket görs inom olika projekt, varav flera med finansiering från Access.

intressant tillväxtkluster, och årligen rapporterar olika arkivverksamheter tillsammans in till det pågående RTP-arbetet (RTP = regionala tillväxtprogrammet). Carina uppmanade alla att engagera sig i nätverket ArkivnätverkY och vara med och rapportera! Avslutningsvis slog Carina ett slag för en planerad kurs vid Institutionen för humaniora vid MIUN, vilken fokuserar arkiv, bibliotek och museer i ett (förvaltnings)historiskt perspektiv. Kursen är indelad i följande moment:

1. Svensk politisk historia, 4 poäng/6 ECTS
2. Arkiv, bibliotek och museer i ett historiskt perspektiv, 3 poäng/4,5 ECTS.
3. Teori och metod, 3 poäng/4,5 ECTS.
4. Svensk förvaltningshistoria, 5 poäng/7,5 ECTS
5. Uppsatskurs, 5 poäng/7,5 ECTS.

Syftet med kursen är att ge fördjupade insikter och utökade kunskaper i svensk politisk och förvaltningshistoria med särskild hänsyn tagen till arkiv, bibliotek och museer. Kursen syftar också till att genom historiografisk orientering, teoretiska och forskningsmetodiska studier samt genom arbetet med en egen forskningsuppgift ge den studerande insikten i historievetenskapens forskningsprocess. Kontaktperson vid MIUN är Svenbjörn Kilander, historiker.

Även Anneli Sundqvist hade information att lämna från MIUN, där hon är verksam som doktorand i arkivvetenskap. Först och främst uppmanade Anneli alla att läsa arkivvetenskap. Nu har sista anmälningsdag till kurser och program passerats, men sen antagning var i flera fall möjlig till arkivvetenskapliga kurser. Vidare informerade Anneli om en rad arkivprojekt. Framtiden arkiv, Bygga villa, Utveckling av arkivforskning och SMEdok. Inom ramen för SMEdok är det just nu aktuellt med en konferens. Anneli lämnade följande information: Mittuniversitetet i Härnösand arrangerar ett SME-forum måndagen den 11 juni med tema Små och medelstora företags informationshantering – För tillväxt och nytta. Bl.a. kommer Mittuniversitetets forskningsprojekt SMEdoc – Access av tillförlitlig elektronisk information via Internet inom små och medelstora företag att presenteras, men även ett antal företagare kommer att föreläsa. Arrangemanget är kostnadsfritt.

Avslutningsvis berättade Anneli om den professorstillsättning man håller på med sedan många år tillbaka. Men nu verkar man snart vara i mål med denna process. I nuläget finns tre meriterade sökande som valts ut till intervjuer och professorsföreläsningar. Dessa föreläsningar är öppna för alla intresserade och de ska hållas i Härnösand den 29 maj.

Innan lunch gav Märta Molin några glimtar från verksamheterna vid ABM Resurs: ABM Resurs är ett samverkansinitiativ vilket ägs och drivs av Landsarkivet Härnösand, Länsbiblioteket Västernorrland och Länsmuseet Västernorrland, med stöd av Landstinget Västernorrland. Verksamheten startade i januari 2003. ABM Resurs har en person anställd. Under 2006 - 2007 är verksamheten förstärkt med en s.k. accesstjänst. Till ABM Resurs finns en arbetsgrupp knuten; med en representant från respektive organisation, de arbetar ca 25 % av sin arbetstid med ABM Resurs. Verksamheten leds av en styrgrupp bestående av cheferna för de samverkande institutionerna samt av en representant för landstinget.

Just nu är ABM Resurs i full gång med att förbättra portalen Kulturarv Västernorrland. Åhörarna uppmanades att gå in och svara på den ”kundenkät” som finns i portalen. Länk till portalen finns i listan nedan.

Länkar – notiser:
Länk till E-ladder på kommunförbundets webbplats:
http://www.y.komforb.se/Filer/e-tjnster.pdf

Länk till information om Access på ABM Resurs webbplats:
http://abm.murberget.se/access.html

Länk till nätverket ArkivnätverkY på ABM Resurs webbplats:
http://abm.murberget.se/arkivnatY.html

Länk till Mittuniversitetets information om arkivprojekt:
http://www.miun.se/mhtemplates/MHPage.aspx?id=25963

Fullständigt program och anmälningsblankett till SME Forum, MIUN:
www.miun.se\itm\smeforum

Länk till ABM Resurs webbplats:
http://abm.murberget.se

Länk till portalen Kulturarv Västernorrland:
http://www.kulturarvvasternorrland.se

På plats från Verva – verket för förvaltningsutveckling, fanns Katarina Walter. Hon var inbjuden för att tala om handboken Vägledningen 24-timmarswebben. Hon berättade att Vägledningen 24-timmarswebben innehåller riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor. Vägledningen ger stöd i arbetet med att använda och utveckla webben som en kanal för att effektivisera myndigheternas ärenden och processer. Vägledningen kan användas av statliga myndigheter, kommuner, landsting och näringsliv. Den nuvarande versionen av vägledningen är den tredje i sitt slag. Tidigare versioner kom ut 2002 (Statskontoret) och 2004 (e-nämnden). Den nuvarande utkom 2006 och målsättningen är att den ska uppdateras var 18.e månad.
I en nyligen genomförd undersökning visade det sig att 9/10 känner till vägledningen, att 1/4 gör användningstest och att 1/5 följer kodstandard.

Webbplatser som följer standarder och som är utvecklade efter principerna i Vägledningen 24-timmarswebben kommer, enligt Katarina, att nå fler medborgare och företag och bli enklare och effektivare att använda. Genom att följa riktlinjerna säkerställer man att myndigheten jobbar i linje med de krav som finns i offentlig sektor.

Syftet med vägledningen är i korthet:

• Tillgänglighet för alla!
• Att fler ska vilja använda webben!
• Smartare resursanvändning!

Enligt Katarina vänder den sig till alla som arbetar med webb i offentlig sektor.

Katarina betonade också vikten av att betrakta webben som något levande, som kräver ständiga uppdateringar. Om man lägger rätt grund för arbetet går detta bättre. Verva arbetar fortlöpande med att tekniskt värdera webbplatser. Katarina visade en lista över testade webbplatser i Västernorrland. Länk till Vervas information om tester:
http://www.verva.se/upload/Vagledningar/24-timmarswebben/analys/validering070129.htm

Avslutningsvis talade Katarina om det stöd som finna att få från Verva, förutom vägledningen. Hon nämnde:

• nyhetsbrev
• möjligheten att ställa frågor och få svar
• stort utbud av seminarier
• fördjupade utbildningar
• samt leverantörslistor från http://handisam.se

Katarina Walters presentation som pdf-fil (2 MB)


Dagens sista föredragshållare var Sören Lindh, med ett förflutet hos organisationer som Statskontoret och IT-kommissionen. De frågor som driver Sören är i korthet följande:

• att bryta igenom den hjärnridå som på IT-området tillåter tekniken skymma och osynliggöra informationsresurserna och tjänsteutvecklingen
• att klargöra behovet av en mer verklighetsnära och bredare policy för IT, digitalisering och för den "mjuka infrastrukturen"
• att lyfta fram utveckling av nyttoskapande digitala tjänster

Sören illustrerade sina utgångspunkter med att hämta exempel från morgonens fadäs med ett missat flyg och ombokning av biljetter. Och med detta betonade Sören att det inte handlar om IT, utan om framväxten av ett digitalt samhälle., ett samhälle som består av strukturer och processer.

Vad behövs då, enligt Sören, för att uppnå ett gott digital samhälle? Vi ska kunna nå mål som ”bättre nytta” och fler användare/delaktiga, och vi måste utveckla bra innehåll/information och ändamålsenlig teknik. Steg ett, enlig Sören, är att fundera över resursen information. Vem äger den? Och vilka driver på den tekniska utvecklingen? Enligt Sören är det IT-avdelningar och IT i sig själv. Men det duger inte! För det första kan inte antalet arbetande på IT-enheten växa så mycket. Tendensen är snarast att dra ner på personalen. Det gäller också resurserna i övrigt. Dessutom fordrar de nya uppgifterna allt fler specialkompetenser. Här vill Sören se en stabil samsyn och ett balanserat samarbete mellan teknik – information – tjänster.

Så mycket handlar alltså om organisation! Men först måste man klargöra vilken som äger offentlig information? Finns en utvecklingsfunktion, och vilka har i så fall i uppdrag att utveckla? Hur kan man samordna tvärs olika gränser? Här talar vi inte längre om webbansvarig, utan om tjänsteansvarig, vilket enligt Sören, är något mycket större.

Sören fortsatte. Vi behöver ROT i det digitala samhällets utvecklingsarbete – renovera, ombyggnation och tillbyggnad av databaser och register. Och här krävs en blandad kompetens av informationsstrateger, databaskunniga, språkvetare, arkivarier, handläggare, webbansvariga osv. Nya kompetenser måste involveras i utvecklingsarbetet, exempelvis från forskningsvärlden. Allt för att kunna utveckla hållbara digitala kedjor och en hållbar tjänstearkitektur.

Avslutningsvis menade Sören att IT-begreppet skymmer – det handlar INTE om teknik – det handlar om ett helt nytt samhälle!

Vår digitala framtid - http://www.digitalutveckling.se

Sören Lindhs PowerPoint-presentation (1 MB)


Dagen avrundades med ytterligare frågor, och inlägg i debatten, innan eftermiddagskaffet serverades i museets foajé. Från arrangörshåll vill vi tacka alla som kom och möjliggjorde dagen.


Charlie Wallin, Kommunförbundet Västernorrland
Märta Molin, ABM Resurs Västernorrland

Foto: Charlie Wallin, Märta Molin och Per-Erik Wik